Die (formelle) Öffentlichkeitsbeteiligung dient dem Gebot der Funktionsfähigkeit der Verwaltung, welches aus dem in Art. 20 Abs. 3 GG verankerten Prinzip der Gewaltenteilung ableitbar ist: Informationsgewinn auf Seiten der Verwaltung ermöglicht das Treffen materiell richtiger Entscheidungen. Zudem versetzt das Vorbringen der Beteiligten die Behörde in die Lage, bestehende Interessenkonflikte zu identifizieren (Peters 2020, S. 38 m.w.N.). Durch formelle Öffentlichkeitsbeteiligung wird zudem dem Rechtsstaatsprinzip mittels transparenter und fairer Verfahrensgestaltung genügt (Peters 2020, S. 38f.).
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Die Funktionen der Öffentlichkeitsbeteiligung sind seit vielen Jahrzehnten Gegenstand des rechtswissenschaftlichen Diskurses (Siehe: Peters 2020; Fisahn 2002).
In dem Mühlheim-Kärlich-Beschluss (BVerfGE 53, 30ff.) erkannte das BVerfG zudem dem vorgelagerten (Grund-)Rechtsschutz eine prägende Funktion zu. Zum einen erweitert die Öffentlichkeitsbeteiligung den gerichtlichen Rechtsschutz bereits im Verwaltungsverfahren. Zum anderen geht mit formeller Bürgerbeteiligung einher, dass die Behörde unter Abwägung der berührten Belange begründet entscheidet. Diese Begründung wiederum kann Gegenstand einer verwaltungsgerichtlichen Kontrolle sein (so auch: Kurz 1992, S. 33). Darüber hinaus kommt der Öffentlichkeitsbeteiligung eine demokratische Legitimationsfunktion zu. Aus der Einordnung der formellen Öffentlichkeitsbeteiligung als „einen weiteren Legitimationsstrang neben dem der parlamentarischen Wahl“ (Peters 2020, S. 370) folgen qualitative Anforderungen an Beteiligungsverfahren: „die Verfahren müssen […] Repräsentativität, Expertise und Minderheitenschutz sichern“ (ebd.).
Vom Gesetzgeber - im Zuge der sektoralen Einführung formeller Beteiligungserfordernisse wiederkehrend genannte - regulatorische Ziele bestehen in der Schaffung von Akzeptanz für Verwaltungsentscheidung sowie in der Beschleunigung des Verwaltungshandelns durch Verringerung des Aufkommens verwaltungsgerichtlicher Rechtsbehelfe (Peters 2020, S. 44f. m.w.N.).
Beteiligungsprozesse können innerhalb von Verhältnismäßigkeitsprüfungen zur Erweiterung und Vertiefung der Argumentation der Verwaltungsentscheidung führen. Dies kann sowohl qualitativ wie auch quantitativ stattfinden, indem bspw. Umfrageergebnisse zur Erfüllung von Darlegungserfordernissen im Rahmen der Sachverhaltsermittlungen dienen (vgl. Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt 2011, S. 8ff.).
Formelle Beteiligungsprozesse stellen vor allem bei stadtplanerischen Vorhaben einen integralen Bestandteil des Verwaltungsverfahrens dar. Trotz der festgesetzten Rahmenbedingungen weist die Umsetzung von Beteiligung Spielräume auf.
