Gemeinsam Digital: Berlin, Wegweiser-Team
Was und wofür?
Die Steuerungsrunde ist ein Format der Strategie Gemeinsam Digital: Berlin. Wir haben sie für dieses Kapitel in unserem Handbuch angepasst:
Diese Steuerungsrunde dient dazu, die Auswahl einzubindender Datensätze sowie der Data Governance-Lösungen und ihre Umsetzungsschritte gemeinsam zu definieren. Basierend darauf werden Potenziale zur Optimierung, Kommunikation und Verstetigung identifiziert.
Als Ergebnis steht ein Prozessmodell der Maßnahme, ergänzt durch zusätzliche Arbeitsschritte, die für den sicheren und wirksamen Einsatz ausgewählter Datensätze notwendig sind. Außerdem werden potentielle Konfliktpunkte identifiziert.
Mehrwert
Ziel dieser Steuerungsrunde ist es, die erarbeiteten Inhalte zu überprüfen und eine abschließende Entscheidung über die Einbettung spezifischer Datensätze in den Maßnahmenprozess zu treffen.
Es wird zudem begonnen, zentrale Herausforderungen hierbei zu sammeln und benötigte Mittel zur Optimierung, Kommunikation und Verstetigung des Prozesses zu listen.
Vorgehen*
Dieser Ablauf dient als Orientierung. Wenn ihr bereits Erfahrung mit erfolgreichen Workshops habt, könnt ihr den Ablauf anpassen.
- Einführung: Beginne die Sitzung mit einer kurzen Erklärung deiner bisherigen Arbeit und der heutigen Ziele. Zeige den Teilnehmer*innen die Prozessergänzungen, die bei unterschiedlichen Datensätzen anfallen. Falls nötig, folgt eine Vorstellungsrunde. Bevor der Workshop startet, frage nach Feedback zum Modell, um offene Fragen oder Anmerkungen frühzeitig zu klären.
- Problemdefinition: Hier teilen Teilnehmer*innen ihre Erfahrungen mit häufigen Problemen im der Nutzung bestimmter Datensätze und der Umsetzung von Data Governance-Lösungen und markieren diese direkt in den Prozessergänzungen bzw. dem Prozessmodell. Dabei sollten folgende Fragen im Fokus stehen:
- Wo treten oft Probleme oder Störungen im Prozess der Bereitstellung oder Nutzung von Daten auf?
- Sind die Aufwandseinschätzungen der unterschiedlichen Datensätze korrekt?
- Welche weiteren Faktoren hätten hierbei einbedacht werden müssen?
- Gäbe es andere Alternativen (weitere Lösungen), über welche der Zugang/die Nutzung bestimmter Datensätze ermöglicht werden könnte?
- Wie wirkt sich das auf das Wert-Risiko-Verhältnis des DG-Maßnahmenbündels aus?
- Wurden alle Arbeitsschritte zur Umsetzung der erforderlichen toMs identifiziert?
- Wo sollten weitere Akteure ggf. eingebunden werden?
- Stillarbeitsphase: Jede*r notiert Erfahrungen auf Klebezetteln und befestigt diese am Diagramm.
- Diskussionsphase: Jede*r stellt ihre Klebezettel vor, und die Gruppe diskutiert sie. Diese Diskussionen sollten protokolliert werden, um später darauf zurückzukommen.
- Lösungsfindung:
- Welche Akteure in unserer Organisation können die Data Governance-Lösungen umsetzen?
- Wie können Hürden zur Umsetzung der Prozessergänzungen abgebaut werden?
- Lassen sich bestimmte Prozessschritte optimieren oder gar einsparen?
- Lösen die ausgewählten Datensätze tatsächlich die Bedürfnisse oder Probleme des ursprünglichen Prozesses?
- Konfliktpunkte und Verbesserungsmöglichkeiten:
- Gibt es doppelte Arbeitsschritte? Sollten gewisse Arbeitsschritte früher oder später erfolgen?
- Lassen sich Anpassungen an den Prozessergänzungen treffen, um zusätzliche, bzw. weitere Maßnahmen mit unserer Arbeit zu unterstützen?
- Wie könnte man über diesen Prozess und die positiven Veränderungen informieren, um Legitimierung und Akzeptanz bei beteiligten und betroffenen Akteuren zu schaffen?
Der Ablauf gliedert sich am besten in zwei Phasen:
In der zweiten Hälfte des Workshops sollen in Gruppen erste Lösungsansätze für die Probleme aus der ersten Runde entwickelt werden.
Fokussiere dich dabei auf folgende Fragen:
Der Ablauf kann flexibel gestaltet werden. Du kannst entweder wie in der ersten Runde vorgehen und jede erarbeitet individuell Lösungen, oder es wird direkt an der Wand diskutiert. Wichtig ist, dass alle Ideen und deren Kritiken dokumentiert werden, z.B. mit Klebezetteln.
Bei vielen Teilnehmer kann der Austausch auch in Kleingruppen erfolgen, die jeweils unterschiedliche Projektphasen bearbeiten.
Diese Prozessphase sollte im Ergebnis auf deine Organisation angepasste Prozessergänzungen haben, die insbesondere durch Akteure erweitert wurden.
Bestimmt anschließend in der Gruppe, welche Daten den Maßnahmenprozess tatsächlich ergänzen sollten und fügt die Prozessschritte in das Prozessmodell ein.
Im letzten Arbeitsschritt diskutiert die Gesamtgruppe spezifische Konfliktpunkte, die in Kapitel III durch Optimierung, Kommunikation und Verstetigung aufgelöst werden sollten. Diese Fragen können dabei helfen:
