Die Optimierung und Verankerung von Beteiligungsprozessen tragen maßgeblich zur Verbesserung der Data Governance und damit für den Erfolg deines Vorhabens bei. Insbesondere Beteiligungsformate, die bereits vorgesehen oder etabliert sind, sollten gezielt weiterentwickelt und effizient gestaltet werden, um Synergien bestmöglich zu nutzen und Redundanzen zu vermeiden. Durch den Einsatz deliberativer und kollaborativer Methoden wird eine transparente Beteiligungskultur gefördert, die das Vertrauen der Beteiligten stärkt und die Qualität der Entscheidungsfindung verbessert.

Neben der kurzfristigen Effizienzsteigerung durch die Konsolidierung bestehender Prozesse ist es essenziell, Beteiligungsstrukturen langfristig zu verstetigen. Dies stellt sicher, dass Partizipation nicht nur situativ erfolgt, sondern als integraler Bestandteil von Data Governance nachhaltig wirken kann. Dieses Modul unterstützt dich dabei.

Die Optimierung und Verankerung von Beteiligungsprozessen tragen maßgeblich zur Verbesserung der Data Governance und damit für den Erfolg deines Vorhabens bei.

Beteiligung-Entscheidungsbaum / Matching

250212_Entscheidungsbaum_Beteiligung.pdf556.9KB

Beteiligungstabelle

240816_Beteiligungstabelle_Final.pdf892.6KB

Regiebuch

Regiebuch_Blanco.docx72.3KB

Nachdem du deinen Prozess in Kapitel 2 durch die Arbeitsschritte für die Data Governance-Lösungen ergänzt hast, kann es sein, dass…

Identifiziere die Stellen in deinem bisherigen Prozessmodell, an denen ein oder mehrere der genannten Fälle auftreten. Überlege, inwieweit die beispielhaften Lösungsvorschläge auch für dein Vorhaben passen könnten. Entwickle ansonsten einen Ansatz, wie du auftretende Redundanzen bzw. Ineffizienzen in deinem Prozess auflösen kannst. Übertrage dann die angepassten Abläufe in dein neues Prozessmodell.

Mit einer Gap-Analyse prüfen wir systematisch, welche wichtigen Akteure in Kapitel 1 - Bilde alle Akteure ab! erfasst wurden, aber in deinem aktuellen Prozessmodell fehlen oder nicht ausreichend berücksichtigt sind. Vergleiche dazu dein Akteursmapping aus Kapitel I mit den im Prozessmodell dargestellten Akteuren und überlege, ob weitere Personen oder Institutionen ergänzt werden sollten.

Überlege dir, welche Wert- und Risikovorstellungen die Akteure in deinem Prozessmodell sowie die in Kapitel 1 - Bilde alle Akteure ab! identifizierten, aber bislang fehlenden Akteure mit der Durchführung der Maßnahme oder einzelnen Zwischenergebnissen verbinden. Leite daraus ab, unter welchen Bedingungen diese Akteure optimal in den Prozess eingebunden werden sollten. Dabei spielen Faktoren wie der richtige Zeitpunkt, die angemessene Tiefe der Beteiligung und die jeweilige Intention (z. B. Informationsaustausch, Mitgestaltung oder Entscheidungskompetenz) eine wichtige Rolle.

Dokumentiere schließlich die geplante Beteiligung dieser Akteure in deinem überarbeiteten Prozessmodell, sodass ihre Einbindung klar ersichtlich wird.

Dokumentiere die Beteiligungsformate in deinem überarbeiteten Prozessmodell, sodass die Einbindung der Akteure klar ersichtlich wird.

Überprüfe nun dein bestehendes Prozessmodell dahingehend, ob und an welchen Stellen eine formelle Beteiligung anderer Akteure notwendig ist. Gibt es gesetzliche Vorgaben oder vorgeschriebene Verfahren, die vorschreiben, dass bestimmte Akteure einbezogen werden müssen? Falls ja, überlege, wie diese verpflichtende Beteiligung genutzt werden kann, um die im vorherigen Schritt identifizierten Interessenkonflikte zu lösen.

Nutze den Beteiligung-Entscheidungsbaum, um das passende Beteiligungsformat zu bestimmen. Dabei solltest du gezielt überlegen, ob eine rein informierende Beteiligung ausreicht oder ob eine aktivere Mitgestaltung sinnvoll wäre.

Für eine nachhaltige und langfristig erfolgreiche Einbindung der Akteure ist es wichtig, frühzeitig zu klären:

• Tiefe der Beteiligung: In welchem Umfang sollen die Akteure mitwirken? Reicht eine Information oder ist eine direkte Mitentscheidung notwendig?
• Intention der Beteiligung: Geht es darum, Transparenz zu schaffen, Konflikte zu lösen oder bestimmte Gruppen stärker in den Entscheidungsprozess einzubinden?
• Ergebnis der Beteiligung: Welche Auswirkungen soll die Beteiligung haben? Werden die eingebrachten Meinungen nur angehört, oder haben sie direkten Einfluss auf den weiteren Prozess?

Eine systematische Planung stellt sicher, dass klar definiert ist, welche Akteure welche Entscheidungsbefugnisse haben und wo informelle Formate sinnvoll eingebunden werden können. Faktoren wie Vertrauen, Inklusion und Beständigkeit spielen eine entscheidende Rolle, um Akzeptanz zu schaffen und die Wirksamkeit der Beteiligung langfristig zu sichern.

In diesem Modul hast du dein Prozessmodell gezielt weiterentwickelt, indem du den Austausch zwischen den verschiedenen Akteuren genauer analysiert und verbessert hast. Dabei hast du folgende Optimierungen vorgenommen:

• Arbeitsschritte vereinfacht und zusammengeführt: Du hast geprüft, welche Aufgaben und Interaktionen zwischen den Akteuren effizienter gestaltet werden können. Durch die Einführung passender Formate hast du Abläufe gestrafft und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten verbessert. Diese Formate wurden gezielt in dein überarbeitetes Prozessmodell integriert.
• Alle relevanten Akteure zum richtigen Zeitpunkt einbezogen: Du hast sichergestellt, dass alle betroffenen Akteure genau dann in den Prozess eingebunden werden, wenn ihre Mitwirkung erforderlich oder besonders sinnvoll ist. Dadurch wurde eine frühzeitige, transparente und strukturierte Beteiligung gewährleistet.
• Formale Beteiligung optimal ausgestaltet: Du hast überprüft, ob es gesetzlich vorgeschriebene Beteiligungsprozesse gibt, und diese entsprechend in dein Modell eingebunden. Gleichzeitig hast du die formale Beteiligung so gestaltet, dass sie nicht nur den rechtlichen Anforderungen entspricht, sondern auch dazu beiträgt, Konflikte zu lösen, Transparenz zu schaffen und den gesamten Prozess effizienter zu machen.