Gemeinsam Digital: Berlin, Wegweiser-Team
Was und wofür?
Die Steuerungsrunde ist ein Format der Strategie Gemeinsam Digital: Berlin. Wir haben sie für unser Handbuch angepasst: Sie dient dazu, den Kontext, die Herausforderungen und Ziele der Maßnahme sowie die damit verbundenen Bedarfe zu Beginn sauber zu definieren. Basierend darauf werden benötigte Datensätze definiert. Als Ergebnis steht eine gemeinschaftlich erarbeitete Liste an Datensätzen, sowie ein validiertes Prozessmodell.
Mehrwert
Ziel dieser Steuerungsrunde ist es, zunächst eine Übersicht der Situation zu bekommen, die Vision des Projektes zu erarbeiten oder zu überprüfen und die relevanten Stakeholder zu identifizieren. Es wird zudem begonnen, zentrale Herausforderungen zu sammeln und benötigte Datensätze zu listen, bzw. bestehende Listen zu ergänzen oder zu kürzen.
Vorgehen*
Dieser Ablauf dient als Orientierung. Wenn ihr bereits Erfahrung mit erfolgreichen Workshops habt, könnt ihr den Ablauf anpassen.
- Einführung: Beginne die Sitzung mit einer kurzen Erklärung des Kontexts und der Ziele. Zeige den Teilnehmer*innen dein Prozessmodell. Falls nötig, folgt eine Vorstellungsrunde. Bevor der Workshop startet, frage nach Feedback zum Modell, um offene Fragen oder Anmerkungen frühzeitig zu klären. Sobald alle Unstimmigkeiten geklärt sind, geht es weiter.
- Problemdefinition: Hier teilen Teilnehmer*innen ihre Erfahrungen mit häufigen Problemen im Verwaltungsablauf und markieren diese direkt im Prozessmodell. Dabei sollten folgende Fragen im Fokus stehen:
- Wo treten oft Probleme oder Störungen im Prozess auf?
- Wo fehlen wichtige Informationen oder ist die Informationsqualität unzureichend?
- Stillarbeitsphase: Jede*r notiert Erfahrungen auf Klebezetteln und befestigt diese am Diagramm.
- Diskussionsphase: Jede*r stellt ihre Klebezettel vor, und die Gruppe diskutiert sie. Diese Diskussionen sollten protokolliert werden, um später darauf zurückzukommen.
- Lösungsfindung:
- Welche zusätzlichen Informationsquellen könnten das Projekt legitimieren und die Faktenlage verbessern?
- Wird der Einsatz von Daten optimal genutzt?
- Wären andere oder zusätzliche Datenquellen nützlich?
- Muss der Umgang mit den Daten oder deren Vermittlung im Prozess geändert werden?
- Datenwahl:
- Welche Datensätze werden benötigt?
- Woher stammen diese und welche Akteure müssen einbezogen werden?
Der Ablauf gliedert sich am besten in zwei Phasen:
In der zweiten Hälfte des Workshops sollen in Gruppen erste Lösungsansätze für die Probleme aus der ersten Runde entwickelt werden.
Fokussiere dich dabei auf folgende Fragen:
Der Ablauf kann flexibel gestaltet werden. Du kannst entweder wie in der ersten Runde vorgehen und jede erarbeitet individuell Lösungen, oder es wird direkt an der Wand diskutiert. Wichtig ist, dass alle Ideen und deren Kritiken dokumentiert werden, z.B. mit Klebezetteln.
Bei vielen Teilnehmer kann der Austausch auch in Kleingruppen erfolgen, die jeweils unterschiedliche Projektphasen bearbeiten.
Jetzt wählt die Gesamtgruppe spezifische Datensätze aus, die zur Umsetzung der Lösungen aus der zweiten Runde beitragen könnten.
Strukturiere die Arbeit mit diesen Fragen:
Notiere die nützlichen Datensätze der 
Datensatz-Matrix .
