In diesem Modul untersuchst du im aufgezeichneten Maßnahmenprozess, an welcher Stelle in deinem Vorhaben Daten die Effektivität des Prozesses oder die Qualität des Vorhabens steigern könnten.
Ziel des Moduls
Daten können an vielen unterschiedlichen Stellen in Prozesse integriert werden. In der Konzeptionsphase können sie zum Beispiel bei der Simulation unterschiedlicher Parameter in Maßnahmen zum Einsatz kommen. In der Prüfungsphase kann die Wirkkraft einer Maßnahme durch Daten geprüft. Selbst der laufende Betrieb kann durch Daten häufig effektiver gestaltet werden: Zum Beispiel kann mit einer geeigneten Sensorik Aufschluss darüber gegeben werden, wann etwas gewartet werden muss. Die Instandhaltung kann somit gezielt stattfinden, wodurch Ressourcen gespart werden können.
Die Integration von Daten in das Verwaltungshandeln ist allerdings nicht immer einfach. Unter Umständen geht sie mit einem erheblichen Mehraufwand einher, der nicht im Verhältnis zum Mehrwert steht. Datenverarbeitung ist kein Selbstzweck, das Kosten-Nutzen Verhältnis muss stets kritisch geprüft werden.
Diese Prüfung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Expert*innen der beteiligten Domänen und den entsprechenden Stellen innerhalb der Verwaltungsinstitutionen. Dieser Austausch kann aufgrund unterschiedlicher Problem- und Zielvorstellungen, anderer Begriffsverständnisse und Konzepten mitunter sehr herausfordernd sein. Der hier vorgestellte strukturierte Ansatz soll dazu beitragen, dass die Daten tatsächlich sinnvoll, effizient und rechtssicher verarbeitet werden können, sodass die ggf. umzusetzenden datenbasierten Entscheidungen am Ende zur Lösung des Problems beitragen und dabei transparent und nachvollziehbar sind.
Datenverarbeitung ist kein Selbstzweck, das Kosten-Nutzen Verhältnis muss stets kritisch geprüft werden.
Vorarbeit
- Du solltest dein Prozessmodell in Erstelle dein Prozessmodell! ausgefüllt haben.
Material
Beim Ausfüllen der Datensatz-Matrix können dir Textmarker bzw. kleine Haftnotizen helfen!
Arbeitsschritte
- Engpässe identifizieren Mithilfe der bisherigen Module hast du den Prozessablauf der von dir ausgewählten Maßnahme graphisch abgebildet. Dabei hast du erfasst, welche Zwischenergebnisse von welchen Akteuren geliefert werden und wie die hierfür erforderlichen Informationsaustausche statt finden. Erörtere nun die Stellen, an denen Daten einen Prozessschritt erleichtern oder sogar mehrere Prozessschritte auflösen könnten. Markiere diese Stellen mit einem Textmarker oder mit Haftnotizen.
- Daten sammeln Überlege dir anschließend, welche Datensätze an der jeweils markierten Stelle helfen könnten und bei wem (bzw. bei welcher Institution) diese Daten liegen. Trage diese Datensätze in den gelben Feldern unter dem dazugehörigen Zwischenergebnis ein.
- Workshop - Steuerungsrunde
Nun ist es an der Zeit, das von dir aufgezeichnete Wissen mit deinen Kolleg:innen zu teilen. Ziel ist es erstens, sicherzustellen, dass dein Prozessmodell grundsätzlich richtig ist, sodass du die folgenden Kapitel dieses Handbuchs angehen kannst. Zweitens soll die Steuerungsrunde dazu dienen, geeignete Datensätze zu finden, die deine Maßnahme ergänzen und verbessern können.
- Ausgewählte Datensätze notieren
Notiere die ausgewählten Datensätze in der
Datensatz-Matrix . Damit bist du bereit die Handeln Module in Kapitel 2 durchzugehen. Im dem Kapitel wirst du diese Datensätze prüfen und erörtern, inwiefern sie wirklich nützlich, bzw. nutzbar sind und was dafür benötigt wird.
Dein Prozessmodell wird noch häufiger überarbeitet werden. Traue dich, Dinge zu markieren und durchzustreichen. Am Ende des Wegweisers wirst du die Gelegenheit haben, alles noch einmal ordentlich zu notieren.
Daten
Daten sind maschinenlesbare Informationen, die als Zahlen, Texte, Bilder oder in anderen Formaten vorliegen. Sie bilden die Grundlage für IT-gestützte Entscheidungen.
Beispiel
Aus dem Anwendungsfall Luftgütemanagement: Parkraumbewirtschaftung in Berlin
Beispiel für eine ausgefüllte Datensatz Matrix (nur Datensätze)
Dokumentation einer Steuerungsrunde
Anmerkung: In diesem Fall wurde der Austausch anhand der Data Governance-Probleme (die du im folgenden Kapitel näher kennenlernen wirst) strukturiert und fokussierte sich auf Möglichkeiten der Beteiligung zur Lösung von Konflikten. Die Methodik ist identisch.
