Damit datengetriebene Prozesse langfristig etabliert werden können, reicht es nicht aus, lediglich einzelne Abläufe zu verbessern. Es braucht auch eine Strategie zur Weitergabe des gewonnenen Wissens. Nur so können deine Lösungen dauerhaft und in der Breite deiner Institution wirken. In diesem Modul unterstützen wir dich dabei, das Wissen gezielt zu verbreiten, damit auch andere davon profitieren können.
INHALTE
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Ziel des Moduls
Ein erfolgreicher Wissenstransfer erfordert eine durchdachte Strategie. Erste Impulse können durch den Austausch über bereits etablierte oder informelle Kommunikationskanäle gesetzt werden. Dies allein reicht allerdings nicht aus, um die gewonnenen Erkenntnisse auch langfristig und vor allem übertragbar nutzbar zu machen. Um sicherzustellen, dass das im Prozess gesammelte Wissen nicht verloren geht und kontinuierlich weiterentwickelt wird, sind strukturierte Austauschformate sowie eine zentrale und leicht zugängliche Dokumentation der Arbeitsergebnisse entscheidend. Solche Formate ermöglichen es, datengetriebene Innovationen systematisch und institutionsübergreifend in kommunalen Strukturen zu verankern und für eine breitere Anwendung nutzbar zu machen.
Die Kombination aus informellem Austausch und strukturierten Wissenstransfermechanismen trägt dazu bei, eine offene und lernende Organisationskultur zu fördern. Dadurch wird nicht nur das in den jeweiligen Institutionen vorhandene Wissen gesichert, sondern auch ein Umfeld geschaffen, in dem datengetriebene Innovation weiterentwickelt und skalierbar auf andere Kontexte übertragen werden kann.
Strukturierte Austauschformate sowie eine leicht zugängliche Dokumentation der Arbeitsergebnisse ermöglichen es, datengetriebene Lösungen systematisch und institutionsübergreifend in kommunalen Strukturen zu verankern und für eine breitere Anwendung nutzbar zu machen.
Benötigte Vorarbeit
- Für dieses Modul wird keine Vorarbeit benötigt.
Material
PowerPoint Vorlage für deine Präsentation
Arbeitsschritte
1. Learnings identifizieren
Im Mittelpunkt steht folgende zentrale Frage: „Welche Erkenntnis bzw. welches Learning möchtest du deinem Team, deiner Kommune, anderen Kommunen oder politischen Entscheidungsträger:innen mitgeben?“ Diese Leitfrage bildet die Grundlage für die strukturierte Aufbereitung und Präsentation der Ergebnisse. Sie hilft dabei, die wesentlichen Erkenntnisse herauszuarbeiten und anschließend gezielt an die relevanten Zielgruppen zu vermitteln.
Mit der bereitgestellten Präsentationsvorlage kannst du die gewonnenen Learnings verständlich, prägnant und wirkungsvoll aufbereiten, sodass auch in anderen Kontexten auf diesem Wissen aufgebaut werden kann.
Nutze für die Darstellung deiner Ergebnisse die bereitgestellte Präsentationsvorlage
2. Binde den Wissenstransfer in den Arbeitsalltag ein
Binde den Wissenstransfer zu deiner Maßnahme in bereits bestehende Austauschformate deiner Kommune ein, wie regelmäßige Meetings, Arbeitskreise oder Newsletter. Dadurch erreichst du gezielt die relevanten Akteure und legst den Grundstein dafür, dass deine Erkenntnisse langfristig in der Verwaltung verankert werden.
Präsentiere die Vorteile deines Vorhabens bzw. deiner Maßnahme praxisnah und mit konkretem Bezug zum Arbeitsalltag. So weckst du Interesse und förderst die Akzeptanz neuer Ansätze. Nutze auch informelle Gelegenheiten, wie bspw. Gespräche in der Kaffeepause oder platziere das Prozessmodell gut sichtbar an einem zentralen Ort. Solche Impulse schaffen Aufmerksamkeit, regen Diskussionen an und können dazu beitragen, dass Kolleg:innen deine Ansätze aufgreifen und weiterverbreiten.
Vermittle die Vorteile deiner Maßnahme möglichst alltagsnah, um Interesse zu wecken und Akzeptanz zu fördern.
3. Etabliere neue Formate um den Wissenstransfer zu verstetigen
Bestehende Formate sind häufig wirksam, um erste Impulse für Veränderungen zu geben. Allerdings reicht dies oft nicht aus, um eine nachhaltige und tiefgreifende Optimierung von Prozessen in der Verwaltung zu gewährleisten. Durch die gezielte Einführung neuer Austauschformate können regelmäßige Reflexion, kontinuierliche Verbesserung und eine stärkere Verankerung von Optimierungsmaßnahmen in den Arbeitsabläufen gefördert werden. Diese neuen Formate schaffen eine strukturierte Plattform für den Austausch von Erfahrungen, Herausforderungen und Lösungsansätzen, wodurch die Prozessoptimierung langfristig zu einem festen Bestandteil der Verwaltungsarbeit wird.
Eine Vorlage zur Erstellung deines eigenen “Proof of Concept” findest du oben unter Material!
4. Etabliere ein zentrales Wissensmanagement
Ergänzend zu gezielten Austauschformaten ist es entscheidend, eine transparente und leicht zugängliche Dokumentation der optimierten Prozesse bereitzustellen. Eine effektive Möglichkeit hierfür ist die Erstellung einer zentralen Übersicht über alle Prozessmodelle. Diese kann beispielsweise in Form einer internen Wissensplattform oder eines digitalen Dashboards umgesetzt werden, auf das alle relevanten Akteure zugreifen können.
Um die Pflege und Weiterentwicklung dieser Dokumentation zu gewährleisten, könnte die Koordination auf zwei Ebenen erfolgen: Auf abteilungsübergreifender Ebene könnte ein Data Steering Committee die zentrale Steuerung und Strukturierung übernehmen. Innerhalb der einzelnen Abteilungen könnte diese Aufgabe dem Change-Management-Team zufallen, das die jeweiligen Prozesse aus der fachlichen Perspektive begleitet. Ein solches Repositorium ermöglicht es anderen Abteilungen, von bereits erfolgreich umgesetzten Maßnahmen zu lernen und diese auf eigene Vorhaben zu übertragen. Dadurch wird nicht nur Skalierbarkeit der entwickelten Lösungen erhöht, sondern auch eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Prozessverbesserung innerhalb der Verwaltung gefördert.
Nutze auch bestehende Repositorien, wie bspw. das der Smart City Modellprojekte. Auf dem Wissensspeicher gibt es, neben Best Practice-Beispielen und Lösungsansätze auch eine Übersicht aller MPSC-Maßnahmen und eine Skalierungsroadmap, die dir verschiedene Faktoren zur Skalierung und Transfer deiner Maßnahme aufzeigt.
