Klare Data Governance-Rollen sind wichtig, um Prozesse zu verbessern, Standards zu etablieren und langfristige Veränderungen zu ermöglichen. Viele dieser Rollen werden bereits von bestehenden Akteuren übernommen, aber es braucht auch neue Rollen. Darunter fallen Verantwortliche für Change-Management sowie ein Lenkungskreis. In diesem Modul klären wir, (1) welche Akteure welche Rollen übernehmen und (2) wie die neuen Rollen helfen, Data Governance für dein Vorhaben zu verstetigen.

In diesem Modul legst du fest, welche Data Governance-Rollen den verschiedenen Akteuren zugeordnet werden. Dafür arbeitest du mit deinem Prozessmodell sowie dem Akteursmapping. Durch die Zuordnung werden Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klar definiert und können gegenüber den anderen beteiligten Akteuren klar dargestellt werden. Durch diese Zuordnung kannst du zeigen, dass die Einführung einer Data Governance nicht zwangsläufig mit zusätzlichen Aufgaben einhergeht oder grundlegend neue Kompetenzen erfordert. Im Gegenteil: Viele dieser Rollen sind bereits in deiner Organisation vorhanden und die Aufgaben werden in deinem Prozess bereits grundsätzlich abgedeckt.

In diesem Modul klärst du die Data Governance-Rollen für dein Vorhaben und kannst dadurch Zuständigkeiten gegenüber allen Beteiligten darstellen. Häufig müssen dafür gar keine neuen Rollen geschaffen, sondern an bereits etablierte Strukturen angeschlossen werden.

• Du hast dein Prozessmodell in Kapitel II durch Data Governance-Lösungen ergänzt.
• Du hast alle beteiligten Akteure und deren Aufgaben in deinem Prozessmodell eingebunden.
• Du hast mögliche weitere betroffene Akteure in Kapitel I - Bilde alle Akteure ab! identifiziert.

Neues Prozessmodell

In den folgenden Modulen reflektierst und optimierst du deine bisherige Arbeit. Dafür stellen wir dir ein neues Prozessmodell zur Verfügung.

250307_Vorlage_Prozessmodell_KapIII_A3 4 – 2.pdf556.4KB

Merkblatt: Data Governance Rollen und Funktionen

Merkblatt Rollen Funktionen Data Governance.pdf536.0KB

Data Governance-Rollen Tags

ROLLEN_TAGS_Prozessmodell.pdf515.7KB

Agenda für die Lenkungskreis-Sitzung

Agenda Lenkungskreis.pdf514.8KB

1. Ordne Data Governance-Rollen zu den Akteuren in deinem Prozessmodell zu

Kennzeichne alle Akteure in deinem Prozessmodells mit ihren Rollen:

• Betroffene Instanz
• Ausführende Beteiligte
• Informationshalter
• Verantwortliche Instanz
• Regulierende Instanz

Du kannst bei diesem Schritt direkt das bestehende Prozessmodell in die neue Vorlage zu übertragen. Alternativ kannst du auch das bestehende Prozessmodell verwenden und die Rollen über Tags zuweisen. Dafür haben wir als zusätzliche Hilfestellung eine Vorlage erstellt. Diese kannst du ausdrucken, ausschneiden und auf deinem alten Prozessmodell auslegen.

2. Kompetenzen und Befugnisse mit Rollenanforderungen abgleichen

Überprüfe nun, ob alle Akteure in deinem Prozess tatsächlich über die notwendigen Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse verfügen, die sie für die Ausführung ihres jeweiligen Arbeitsschrittes benötigen.

Die Definitionen und Anforderungsprofile der Data Governance-Rollen helfen dir dabei, Klarheit darüber zu gewinnen, welcher Akteur für welche Entscheidungen zuständig ist. An der Zuordnung wird deutlich, wer welche Verantwortung trägt und über welche Aspekte des Prozesses entschieden werden darf.

Nutze zur Unterstützung gerne das Merkblatt Rollen und Funktionen - du findest es oben unter Material. Es hilft dir dabei, die Zuständigkeiten systematisch zu prüfen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die richtigen Befugnisse haben, um ihre Aufgaben effektiv auszuführen.

3. Informationslücken identifizieren

Stelle sicher, dass alle Akteure in deinem Prozess die Informationen erhalten, die sie für die erfolgreiche Durchführung der ihnen zugewiesenen Aufgaben benötigen. Fehlende oder unzureichende Informationen können zu Verzögerungen, Fehlern und ineffizienten Abläufen führen.

Ein Hinweis auf mögliche Flaschenhälse ist, wenn eine ausführende Instanz festgelegt wurde, aber keine klare Zuordnung eines Informationshalters erfolgt ist. In einem solchen Fall bleibt unklar, woher die erforderlichen Informationen kommen sollen. Dies ist ein Hinweis auf ungeklärte Verantwortlichkeiten.

Prüfe deshalb dein Prozessmodell gezielt auf solche Lücken. In vielen Fällen ist die ausführende Instanz gleichzeitig auch der Informationshalter. Falls das nicht der Fall ist, solltest du festlegen, welcher Akteur diese Rolle übernehmen muss, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

4. Hürden erkennen und durch Change Management auflösen

Eine der größten Hürden in datengetriebenen Verwaltungsprozessen ist die fehlende Klarheit über Zuständigkeiten, Kompetenzen und Befugnisse der beteiligten Akteure — nach innen und nach außen. Ohne eine eindeutige Rollenzuweisung und ein geteiltes Verständnis über die Zuständigkeiten und Befugnisse geraten Prozessschritte ins Stocken. Im Ergebnis entstehen dadurch Verzögerungen, ineffiziente Abstimmungsprozesse und Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden. Die Zuweisung von Data-Governance-Rollen hilft, solche Hürden frühzeitig zu erkennen und gezielt zu beheben.

5. Lenkungsreis implementieren

Ein Lenkungskreis ist ein zentrales Gremium, das strategische Entscheidungen trifft, Prozesse steuert und die Umsetzung der Maßnahmen begleitet. Um einen funktionierenden Lenkungskreis für deine Maßnahme zu etablieren, musst du zunächst die Akteure identifizieren, die den Lenkungskreis bilden sollen.

In manchen Kommunen bestehen durch Smart City Einheiten, Digitalisierungs-Referate oder ähnlichen Zusammenschlüssen vielleicht schon passende Organisationen.

Wenn du die Akteure identifiziert und in deinem Prozessmodell abgebildet hast, kannst du daraus ableiten, wie auch die internen Abläufe zur Umsetzung der Prozessschritte aussehen könnten. Indem du diese abstrakten Rollen (z. B. Informationshalter oder Leitung) mit den tatsächlichen Personen in deinem Projekt verbindest (z. B. Kim Mustermensch vom Straßen- und Grünflächenamt), kannst du gezielt erkennen, welche konkrete Ansprechpartner:in in welcher Phase relevant wird. Dadurch vermeidest du potenzielle Kommunikationshürden und erleichterst den Wissenstransfer sowie das Wissensmanagement.

In diesem Modul hast du dein bisheriges Prozessmodell überarbeitet und bereits mehrere Prozessschritte sowie die jeweiligen Akteure in das neue Modell integriert. Die Etablierung der Data Governance-Rollen führt zu folgenden Verbesserungen:

• Weniger Abstimmungsschleifen: Verzögerungen in Verwaltungsprozessen werden reduziert.
• Schnellere Entscheidungen: Optimierte Abläufe durch klare Zuständigkeiten und direkte Ermächtigung.
• Mehr Handlungssicherheit: Mitarbeitende wissen genau, wer für datenbezogene Entscheidungen verantwortlich ist.
• Höhere Transparenz: Rollen und Aufgaben sind klar definiert und können bereits zu Projektbeginn an alle Beteiligten kommuniziert werden.

Die in diesem Modul geleistete Arbeit trägt maßgeblich zum Aufbau einer nachhaltigen Data-Governance-Struktur für dein Vorhaben bei. Durch die klare Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozessen wird eine verlässliche Grundlage für den Umgang mit Daten geschaffen. Dies fördert nicht nur die Effizienz in datenbezogenen Abläufen, sondern erhöht auch die Transparenz und Handlungssicherheit für alle Beteiligten.

Die Etablierung der Data Governance-Rollen reduziert Verzögerungen, schafft klare Zuständigkeiten und erhöht die Handlungssicherheit und Transparenz.