Die Einbindung von Daten in Maßnahmenprozesse kann deren Effektivität erheblich steigern. Daten sind jedoch kein Selbstzweck, sondern erfordern einen zweckgebundenen Einsatz. Unterschiedliche Datensätze können zwar theoretisch für den selben Zweck verwendet werden, gehen aber zum Teil mit unterschiedlichen Aufwänden einher. In diesem Modul untersuchst du, welche Datensätze dein Ziel mit dem geringsten Mehraufwand erreichen und ergänzt dein Prozessmodell mit den dafür erforderlichen Schritten.
Ziel des Moduls
Die von dir geprüften Datensätze bringen vermutlich eine Reihe an Data Governance-Problemen mit sich. Um ein Problem aufzulösen muss dein Prozessmodell durch organisatorische oder technische Maßnahmen ergänzt werden. Das erarbeitest du folgendermaßen:
- Datensätze einordnen Auf dieser Seite präsentieren wir dir Prozessergänzungen für die Auflösung von Data Governance-Problemen. Anhand dieser kannst du den Aufwand für den Einsatz der von dir geprüften Datensätze einschätzen und ihn gegenüber dem Nutzen abwägen.
- Datensätze auswählen und Prozess ergänzen Letztlich solltest du dich für Datensätze mit einem Mehrwertversprechen entscheiden und andere Datensätze unter Umständen verwerfen. Für diesen Arbeitsschritt führst du erneut eine Steuerungsrunde mit Kolleg*innen und Vorgesetzten durch. Die für die ausgewählten Datensätze notwendigen Prozessergänzungen fügst du in dein Prozessmodell ein.
Was passiert mit den Ergebnissen?
- Zum Abschluss des Moduls ergänzt du dein Prozessmodell mit den, für den Einsatz der Datensätze, notwendigen Arbeitsschritten.
- Die erarbeiteten Ergebnisse fließen in das nächste Kapitel. Dort widmest du dich dem Optimieren, Kommunizieren und Verstetigen deiner Maßnahme.
Vorarbeit
- In Kapitel I hast du deine Maßnahme in ihre erforderlichen Arbeitsschritte aufgeschlüsselt und Schnittstellen für die Einbettung von Daten identifiziert.
- In Kapitel II hast du mit dem Data Governance-Fragenkatalog untersucht, welche Data Governance-Probleme bei verschiedenen Datensätzen auftreten. Die Probleme und die jeweiligen Lösungen zu den Problemen hast du in der Datensatz-Matrix festgehalten.
Material
Benötigtes Material: 
Datensatz-Matrix
Arbeitsschritte
- Prozess ergänzen Wir haben dir für alle Data Governance-Lösungen die notwendigen Prozessschritte skizziert. Diese sollen dich dabei unterstützen, den Aufwand und die Ressourcen (finanziell, zeitlich, personell, infrastrukturell) für die Datennutzung einzuschätzen. Suche die Prozessergänzungen für die benötigten Lösungen. Überlege dir, wie die Umsetzung dieser Prozessschritte in deiner Organisation aussehen könnte und schätze basierend darauf den Aufwand für die jeweilige Lösung in der Datensatz-Matrix ein. Nutze dafür das Ampelsystem.
Übersicht der Prozessergänzungen
Der Datensatz existiert nicht? 
Lösungsweg: Erhebe die benötigten Daten selbst!
Der Datensatz enthält nicht alle notwendigen Informationen? 
Lösungsweg: Erhalte die benötigten Informationen, indem du verschiedene Datensätze kombinierst!
Du hast keinen Zugriff auf den Datensatz, obwohl rechtliche Möglichkeiten bestehen? 
Lösungsweg: Mache einen Datenzugriffsanspruch gegen den Datenhalter geltend!
Du hast keinen rechtlichen Zugriffsanspruch? 
Lösungsweg: Finde eine Gegenleistung für eine Einigung mit dem Datenhalter!
Du musst schutzrechtliche Bedingungen einhalten? 
Lösungsweg: Implementiere die benötigten technischen und organisatorischen Infrastrukturen, um die Daten zu verarbeiten!
Der Datensatz kann für den Anwendungsfall nicht eingesetzt werden? 
Du kommst immer noch nicht weiter? Finde eine alternative Datenquelle!
Workshop: Datensätze auswählen und Prozess ergänzen
Im zweiten Schritt dieses Moduls führen wir eine Steuerungsrunde durch. Diese soll dabei helfen, die Prozessergänzungen der Datensätze für deine Organisation zu spezifizieren und die sinnvollsten Datensätze auszuwählen.
Dafür werden die notwendigen Prozessergänzungen gemeinsam besprochen, auf eure Organisation angepasst und durch verantwortliche Akteure ergänzt.
Außerdem entscheidet ihr gemeinsam darüber, welche Datensätze tatsächlich verwendet werden sollen. Für diese Datensätze ergänzt ihr das Prozessmodell entsprechend. Abschließend werden mögliche Konfliktpunkte im Prozess erörtert. Diese dienen als Vorarbeit für Kapitel 3.
Wie genau eine solche Steuerungsrunde ablaufen kann, haben wir dir hier notiert:
Steuerungsrunde: Data Governance-Lösungen implementierenVorbereitung der Steuerungsrunde
Benötigtes Material: Datensatz-Matrix , Prozessergänzungen, Prozessmodell
- Betrachte die Einschätzungen aus der 1. Aufgabe. Falls es Datensätze gibt, deren Mehraufwand eindeutig nicht in Relation zum Nutzen steht, kannst du diese direkt verwerfen.
- Bereite die Prozessergänzungen für die übrigen Datensätze vor. Du kannst sie bei der Steuerungsrunde ausgedruckt oder digital mit den Teilnehmer*innen teilen.
- Du solltest außerdem das Prozessmodell bereitstellen.
Ergebnis
Nach der Steuerungsrunde hast du, gemeinsam mit deinen Kolleg*innen, das Prozessmodell der Maßnahme durch Prozessschritte ergänzt, die für den sicheren und wirksamen Einsatz ausgewählter Datensätze notwendig sind.
- Für deine Steuerungsrunde solltest du mindestens 3 Stunden einplanen.
- Es sollten Kolleg*innen aus der Koordinierung, der Leitung und Kolleg*innen mit fachlicher Expertise beteiligt werden.
- Teilnehmen sollten 5-10 Personen, die entweder mit den Daten, ihren Nutzungsbedingungen und dem Prozess, bzw. ähnlichen Prozessen vertraut sind. Wenn du beispielsweise Verkehrsdaten untersucht hast, sollte unbedingt ein*e Kolleg*in mit Expertise in diesem Bereich miteinbezogen werden.
- Damit alle Teilnehmenden auf dem selben Wissenstand sind ist es empfehlenswert, ihnen mit ausreichend Vorlauf sowohl das Prozessmodell, als auch die von dir ausgefüllte Datensatz-Matrix samt Aufwandseinschätzung zukommen zu lassen.
Beispiel
Abschluss von Kapitel 2 und Ausblick
In diesem Kapitel hast du…
- verschiedene Datensätze hinsichtlich der jeweils notwendigen Prozessergänzungen untersucht und den durch den Einsatz entstehenden Aufwand eingeschätzt.
- die Prozessergänzungen gemeinsam mit deinen Kolleg*innen auf deine Organisation spezifiziert und den oder die sinnvollsten Datensätze (niedrigster Aufwand, möglichst großer Nutzen) ausgewählt. Außerdem wurden mögliche Konfliktpunkte identifiziert, die in Kapitel 3 gelöst werden sollen.
- dein ursprüngliches Prozessmodell um die neu anfallenden Arbeitsschritte ergänzt, um eine komplette Übersicht deiner Maßnahmenumsetzung zu erhalten.
Falls bei der Umsetzung der einen oder anderen doch Unsicherheit oder Fragen herrschen, kannst du dich mit Expert*innen in Verbindung setzen.
Dafür empfehlen wir dir die Methode:
Expert:innen DialogNächste Schritte
Die von dir angestoßene Transformation der Weise, wie deine Maßnahme umgesetzt wird, soll nicht bei dir aufhören. Zur Verstetigung des neuen Prozesses, den du aufgestellt hast, sind mehrere Aspekte zu beachten, insbesondere die Kommunikation deiner Herangehensweise, Informationsgrundlagen und Absichten.
Im folgenden Kapitel wirst du dein angepasstes Prozessmodell in eine übergeordnete Kommunikations- und Beteiligungsstrategie einbetten, während du den Prozess gleichzeitig verschlankst und effizienter gestaltest. So soll er nicht nur optimiert, sondern auch legitimiert werden und ein nachhaltiger Beitrag zur digitalen Transformation der Verwaltung im Sinne des Gemeinwohls geschaffen werden.
