Kommunale Verwaltungen sehen sich komplexen Herausforderungen gegenüber, die sie zunehmend an ihre Belastungsgrenze bringen und ihre Handlungsfähigkeit einschränken. Bürger:innen sorgen sich angesichts dieser Situation, dass zukunftsorientiertes Gestalten vor Ort nicht mehr möglich ist und verlieren zunehmend das Vertrauen in Staat und Verwaltung.

Für die zukunftssichere Erfüllung ihrer Aufgaben reicht es nicht aus, Verwaltungen punktuell zu transformieren. Entscheidend für die Ermächtigung hin zu datengetriebenem Verwaltungshandeln ist die strategische Optimierung von Prozessen sowie eine langfristige Verstetigung von Verbesserungen (Denker et al. 2025).

Für die zukunftssichere Erfüllung ihrer Aufgaben reicht es nicht aus, Verwaltungen punktuell zu transformieren. Prozesse müssen strategisch optimiert und Lösungen verstetigt werden.

Kommunale Verwaltungen müssen sehr präzise entlang der festgelegten Vorgaben und Verfahrensabläufe arbeiten, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Dieses enge Korsett führt dazu, dass der strategische Blick auf übergreifende Optimierungspotenziale verloren geht. Eine ganzheitliche Betrachtung der Organisationsprozesse ist daher essenziell, damit Synergien zwischen Akteuren, Abläufen und Verantwortlichkeiten identifiziert und bestehende Ineffizienzen behoben werden können (Loebel & Schuppan 2023).

Besonders wichtig ist dabei, Prozesse kontinuierlich und mit Blick auf den Gesamtprozess zu prüfen. Erst wenn Verwaltungsabläufe im Zusammenhang betrachtet werden, lassen sich Probleme und Potenziale erkennen (Loebel & Schuppan 2023). Gleichzeitig ist eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung von Prozessen erforderlich, um langfristig wirksame Verbesserungen zu erzielen.

Für eine optimierte datengetriebene Stadtentwicklung sollten verschiedene Verwaltungsabläufe im Zusammenhang betrachtet werden.

Kommunale Prozesse können optimiert und Ressourcen effizienter genutzt werden, indem sowohl Personal- als auch Sachaufwand reduziert werden. Der Nationale Normenkontrollrat nennt fünf Hebel, mit denen sich Effizienzgewinne erzielen lassen (Denker et al. 2025):

Eine solche Transformation verläuft zweifelsohne nicht ohne Reibung. Sie berührt institutionelle Interessen, stellt bestehende und auch bewährte Arbeitsweisen infrage und kann verfassungsrechtliche Fragen aufwerfen. Eine schrittweise Implementierung unter Berücksichtigung der bestehenden Verwaltungsstrukturen ist daher notwendig, um Widerstände zu minimieren und eine langfristige Akzeptanz zu sichern. Letztlich ermöglicht eine durchdachte Prozessoptimierung eine effizientere und wirkungsvollere Verwaltung, die im föderalen Staat leistungsfähig bleibt, ohne dessen Grundprinzipien zu verändern (Denker et al. 2025).

Modularisierung, Arbeitsteilung, Vernetzung, Wiederverwendung und Prozessdigitalisierung sind wesentliche Hebel zur Optimierung kommunaler Prozesse.

Transformation muss interdisziplinär gedacht werden und über rein technologische Fragen hinausgehen. Eine nachhaltige Verstetigung bedeutet, datengetriebene (bzw. im Allgemeinen digitale) Lösungen nicht als einmalige Projekte zu betrachten, sondern kontinuierlich weiterzuentwickeln und an sich verändernde Anforderungen anzupassen (Rabe et al. 2024). Dafür müssen Kommunen den konkreten Mehrwert ihres Vorhabens frühzeitig identifizieren und ihre eigenen Ressourcen realistisch einschätzen.

Die nachhaltige Optimierung von Prozessen in der datengetriebenen Stadtentwicklung ist keine rein technische Frage. Der Erfolg hängt wesentlich davon ab, inwieweit die Veränderung innerhalb der Strukturen akzeptiert und gelebt wird. Dafür müssen diejenigen, die die Prozesse am Ende durchführen sollen, den konkreten Nutzen erleben. Denn: Sind Effizienzsteigerungen und Arbeitsentlastungen spürbar, steigt die Bereitschaft zur aktiven Mitgestaltung und langfristigen Unterstützung von Veränderungsprozessen (Loebel & Schuppan 2023).

Damit Transformation nachhaltig wirken kann, müssen sowohl organisationsstrategische als auch individuelle Interessen der Beteiligten frühzeitig in den Prozess einfließen.