Prozesse in einer Smart City werden in der Regel nicht von Einzelpersonen, sondern von mehreren Akteuren (Personen oder Institutionen) gemeinsam durchgeführt. Akteure übernehmen im Maßnahmenprozess verschiedene Rollen. Rollen zuzuweisen hilft bei der Umsetzung des Prozess, da dadurch konkrete Aufgaben, Erwartungen und Verantwortungsbereiche definiert und Fortschritt nachvollzogen werden können. Eine eindeutige Zuteilung von Rollen ist für die Optimierung von Prozessen in der kommunalen Stadtentwicklung sowie ihrer Ergänzung durch Daten notwendig.
Was sind Rollen und welche gibt es?
Jeder Akteur im Maßnahmenprozess nimmt eine Rolle ein. Abhängig von dem jeweiligen Prozessschritt können sie zum Beispiel eine koordinierende oder entscheidende Funktion wahrnehmen. Während der Akteur in einem Prozess immer die selbe Rolle hat, können seine Funktionen wechseln. Rollen beschreiben also ein Bündel an Funktionen: Aufgaben, Pflichten und Verantwortlichkeiten.
Grundsätzlich können mehrere Rollen von derselben Organisation oder Person ausgeübt werden. Das ist in der Praxis Gang und Gäbe. Trotzdem sollten sie beim Aufzeichnen des Prozessmodells analytisch getrennt werden, damit keine Zuständigkeiten übersehen werden.
Rollen werden hier als spezifische Bündel von Erwartungen, Aufgaben und Pflichten verstanden, die an bestimmte Akteure innerhalb der städtischen Verwaltung und anderer beteiligter Organisationen gestellt werden.
Die Abbildung haben wir dir auch als Merkblatt zum Download zur Verfügung gestellt: 
Merkblatt: Rollen und Funktionen
Rollen und ihre Zuordnung im Rahmen einer Data Governance
Damit eine Data Governance erfolgreich umgesetzt werden kann, weisen wir den bestehenden Rollen datenbezogene Aufgaben zu. Diese führen die Akteure entweder sowieso bereits durch oder sie besitzen grundsätzlich die Ressourcen und Verantwortlichkeiten, um die Rolle auszuführen. Um datengetriebenes Arbeiten nachhaltig umzusetzen, bedarf es jedoch zwei gänzlich neuer Rollen. Diese stellen wir in Kapitel 3 im Modul Wer übernimmt welche Rolle für eine erfolgreiche Data Governance? vor.
Bei den unten vorgestellten Rollen beziehen wir uns hauptsächlich auf die von Max von Grafenstein konsolidierten Modelle (vgl. von Grafenstein, 2022). Die dort analysierten Aufgaben und Verantwortungsbereiche haben wir auf kommunale Akteure und Maßnahmen übertragen. So entstanden die hier gelisteten Rollen.
Warum wir welche Data Governance Rolle welchem Akteur zugeordnet haben, listen wir dir hier auf:
Für die hier vorgeschlagenen Data Governance-Rollen haben wir in der Literatur konsolidierte Modelle auf kommunale Akteure und Maßnahmen übertragen. Die Primärquelle findest du hier:
Wann liegt die Entscheidungsmacht über eine Maßnahme bei welchem Akteur?
Wenn eine Kommune eine Maßnahme umsetzen will, muss sie sich an die gesetzlichen Vorgaben halten. Das ergibt sich aus Art. 20 Abs. 3 GG, der die Verwaltung an Recht und Gesetz bindet.
Daraus folgen zwei Grundsätze: Die Verwaltung darf nicht ohne gesetzliche Grundlage handeln (Vorbehalt des Gesetzes) und nicht gegen bestehende Gesetze verstoßen (Vorrang des Gesetzes) (siehe dazu z.B.: Huber/Voßkuhle/Sommermann 2024, Rn. 270).
Allerdings gilt der Vorbehalt des Gesetzes nicht für jede Verwaltungsmaßnahme uneingeschränkt. Entscheidend ist, wie stark eine Maßnahme die Bürger betrifft – davon hängt ab, ob eine gesetzliche Grundlage nötig ist und wie detailliert sie sein muss. Ein traditioneller Ansatz teilt Maßnahmen der Verwaltung anhand ihrer Rechtswirkungen in Eingriffs- und Leistungsverwaltung ein:
Leistungsverwaltung
Leistungsverwaltung liegt vor, wenn die Verwaltung den Bürgerinnen Leistungen oder sonstige Vergünstigungen gewährt (wie bspw. bei Subventionen und ähnlichen finanziellen Leistungen des Staates an Private). Dabei ist keine gesetzliche Grundlage erforderlich.
Der Gesetzesvorbehalt gilt heute nicht mehr nur ausschließlich für die Eingriffsverwaltung, sodass es zahlreiche, sich teils ergänzende und teils ausschließende Ansätze gibt, die das Verwaltungshandeln kategorisieren (Maurer & Waldhoff 2024, § 1 Rn. 15-21). Die Unterscheidung zwischen Leistungs- und Eingriffsverwaltung hat nach wie vor Bedeutung für das Bestehen und die Anforderungen eines Gesetzesvorbehalts.
Es gibt keinen umfassenden gesetzlichen Vorbehalt für die gesamte Verwaltungstätigkeit. Das Bundesverfassungsgericht hat daher die “Wesentlichkeitstheorie” entwickelt, um festzulegen, in welchen Bereichen und mit welcher Intensität Gesetze erforderlich sind.
Dabei gibt es keine feste Grenze: Je stärker eine Regelung die Grundrechte der Bürger betrifft, desto genauer und strenger muss sie gesetzlich festgelegt sein (siehe u.a.: BVerfGE 40, 237 (249 f.); BVerfGE 49, 89 (126 f.); BVerfGE 95, 267 (307 f.)). Die Kehrseite davon ist, dass die Entscheidungsfreiheit der Verwaltung in diesen “wesentlichen” Bereichen eingeschränkt wird (Stern/Sodan/Möstl 2022, § 41 Rn. 40ff).
Eingriffsverwaltung
Eingriffsverwaltung ist danach gegeben, wenn die Verwaltung in die Rechtssphäre der Bürgerinnen eingreift, also deren Freiheit oder Eigentum beschränkt, und so Verpflichtungen und Belastungen auferlegt (Maurer 2024, § 1 Rn. 22).
