Gemeinsam Digital: Berlin, Wegweiser-Team
Was und wofür?
Die Steuerungsrunde ist ein Format der Strategie Gemeinsam Digital: Berlin. Wir haben sie für dieses Kapitel im Wegweiser angepasst:
Diese Steuerungsrunde zeigt das Potenzial des optimierten Maßnahmenprozesses zur Effizienzsteigerung auf und initiiert die Umsetzung.
Das Ziel: Eine überzeugte Teilnehmer:innenrunde, die deine Vorgehensweise versteht, deine Schlüsse teilt und die Maßnahme unterstützt – konkret durch den ersten Arbeitsschritt im Prozessmodell.
Mehrwert
Die Steuerungsrunde überprüft die erarbeiteten Inhalte und entscheidet über den ersten Arbeitsschritt im Maßnahmenprozess.
Zudem beginnt die Planung zentraler Anpassungen auf technischer, organisatorischer und rechtlicher Ebene, um die Umsetzung optimierter Maßnahmen zu ermöglichen.
Vorgehen*
*Dieser Ablauf dient als Orientierung. Wenn ihr bereits Erfahrung mit erfolgreichen Workshops habt, könnt ihr den Ablauf anpassen.
- Optionale Einführung: Beginne die Sitzung mit einer kurzen Erklärung deiner bisherigen Arbeit und der heutigen Ziele. Stelle den Teilnehmer:innen den Wegweiser vor, also die Methodik und den Kontext. Dafür kannst du die Präsentation verwenden, die du in Stelle Wissen für andere zur Verfügung! erarbeitet hast.
- Vom Problem zur Lösung: Hier stellst du anhand aller drei erarbeiteten Prozessmodelle deine Herleitung vor, sodass alle Teilnehmer:innen verstehen können, wie die Einbettung von Daten und neuen Kommunikationsformaten grundlegende Probleme der Ursprungsmaßnahme beseitigen und ihre Umsetzung erleichtern.
- Ursprüngliches Prozessmodell (Kap.1)
- Stelle deinen Zuhörer:innen den aktuellen Prozess zur Umsetzung der Maßnahme vor. Weise dabei gezielt auf die Ineffizienzen, fehlende (Qualität von) Informationsgrundlagen und Konfliktpotenzial mit Akteuren an verschieden Stellen im Prozess hin.
- Nutze hierfür auch gerne die Ergebnisse der ersten Steuerungsrunde als Grundlage.
- Erkläre zudem, inwiefern (neue oder andere) Daten(quellen) diese Probleme beseitigen können, um die Vorstellung des nächsten Prozessmodells einzuleiten.
- Mit Daten angereichertes Prozessmodell (Kap.2)
- Stelle nun das mit Daten angereichertes Prozessmodell vor. Gehe zunächst auf die konkreten Datensätze ein, die neu anfallen und erkläre deren Mehrwert sowohl gegenüber der herkömmlichen Lösung, als auch gegenüber anderer möglicher Datensätze.
- Nutze hierfür die Ergebnisse der zweiten Steuerungsrunde als Grundlage.
- Sobald dein Publikum das Potenzial der Daten erkennt, erkläre die zusätzlichen Arbeitsschritte und zeige, wie diese den Erfolg der Maßnahme steigern. Gehe auf entstehende Ineffizienzen ein und leite so zum nächsten Prozessmodell in Kapitel 3 über.
- Optimiertes Prozessmodell (Kap.3)
- Erkläre, wie die vorherigen Modelle ins Endprodukt einfließen und welche Vorteile dein finales Prozessmodell bietet. Zeige den optimierten Prozess von Anfang bis Ende und leite die nächste Phase der Steuerungsrunde ein.
- Feedback Einsammeln: Hier teilen deine Teilnehmer:innen ihre Meinungen zu deinen Ergebnissen. Diese Eindrücke sollten keine grundsätzlichen Änderungen an deinem Prozess bedingen, sondern insbesondere neue Aspekte für die Anpassung deiner Kommunikation- und Beteiligungsstrategien liefern. Dokumentiere und diskutiere das Feedback in der Runde. Versuche direkt spezifische Lösungsansätze bei deinen Teilnehmer:innen einzuholen. Lege dir eine To-Do Liste an, mit den wichtigsten, als auch einfachsten Anpassungen. Hier sollten folgende Fragen im Fokus stehen:
- Ist deine Herleitung schlüssig?
- Haben die Teilnehmenden die von dir identifizierten Probleme zu den unterschiedlichen Phasen erkannt?
- Konnten sie deine Wahl geeigneter Lösungsansätze nachvollziehen?
- Bleiben dennoch Probleme bei der Maßnahmenumsetzung ungelöst?
- Lassen sich diese eher in die Arbeit von Kap.1, Kap.2 oder Kap.3 verorten?
- Kannst du diese einfach vorbeugen, beheben, bzw. deren Ausmaß begrenzen?
- Sind die neu anfallenden Arbeitsschritte umsetzbar?
- Welche Ressourcen wären erforderlich und wie könnte man sie bereitstellen?
- (Wie) kann man die beteiligten Akteure von diesem neuen Vorgehen überzeugen?
- Ist dein Prozessmodell, bzw. die Arbeitsschritte so konkret, dass andere Personen diesen umsetzen könnten?
- Reichen deine Kommunikations- und Beteiligungsstrategien aus?
- Müssten bestimmte Aspekte hervorgehoben oder andere Perspektiven beleuchtet werden?
- Benötigen bestimmte Akteure spezifische (Beteiligungs-)Formate?
- Plan umsetzen!
- Zeige dafür auf, an welcher Stelle im Prozessmodell ihr euch aktuell befindet und erkläre allen erneut, welche Schritte folgen würden.
- Erörtere, wie das weitere Vorgehen gestaltet werden soll:
- Müssen grundlegende Aspekte an deiner Vorgehensweise überarbeitet werden?
- Sind zunächst übergeordnete strukturelle Anpassungen in deiner Organisation nötig?
- Oder kannst du direkt mit dem nächsten Arbeitsschritt im Maßnahmenprozess weitermachen?
Nun geht es in die Umsetzung! Nach Klärung des Überarbeitungsbedarfs sollst du dich mit den Teilnehmer:innen auf den nächsten Schritt einigen und somit die optimierte Umsetzung der Maßnahme feierlich einleiten.