Der gesamte Prozess deiner Maßnahmen sollte von einer Kommunikationsstrategie begleitet werden. Es gibt verschiedene Zeitpunkte für die Kommunikation, aber die Inhalte sollten jederzeit zugänglich sein – sowohl für alle internen Beteiligten als auch für die Öffentlichkeit. Dieses Modul unterstützt dich dabei, eine effektive Kommunikationsstrategie zu entwickeln.
Ziel des Moduls
Kommunikation ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess, der alle Phasen eines Projekts oder einer Maßnahme begleitet. Dabei ist es zum einen notwendig, in den entscheidenden Momenten aktiv zu kommunizieren. Zum anderen sollten Inhalte grundsätzlich dauerhaft zugänglich sein. Eine zielgerichtete Kommunikationsstrategie sorgt dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen und jederzeit nachvollziehbar bleiben. Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie stellt sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Wissensstand sind und relevante Informationen gezielt verbreitet werden und zugänglich sind.
Dazu gehören zwei wesentlich Aspekte:
- Gezielte Steuerung der Kommunikationsflüsse: Informationen sollten gebündelt und strukturiert weitergegeben werden, um Missverständnisse zu vermeiden und eine klare, einheitliche Kommunikation zu gewährleisten.
- Langfristige Kommunikationsstrategie: Eine nachhaltige Einbindung aller Akteure erfordert eine strategische Planung, die kontinuierliche Informationsvermittlung und Austausch fördert.
Durch definierte Zeitpunkte der Informationsweitergabe, eine adressatengerechte Ansprache und die Auswahl passender Kommunikationsformate wird sichergestellt, dass alle relevanten Gruppen rechtzeitig informiert und aktiv eingebunden werden. So entsteht eine transparente und wirkungsvolle Kommunikation, die den Erfolg des Projekts unterstützt.
Eine zielgerichtete Kommunikationsstrategie sorgt dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen und jederzeit nachvollziehbar bleiben.
In vielen Kommunen und Organisationen gibt es bereits Stellen, die für Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit zuständig sind. Diese Abteilung kann dich bei der Entwicklung und Umsetzung einer effektiven Kommunikationsstrategie wertvoll unterstützen. Sie bringt Fachwissen in der gezielten Ansprache unterschiedlicher Zielgruppen, der Auswahl geeigneter Kommunikationskanäle und der Gestaltung von klaren, verständlichen Inhalten mit. Zudem sorgt sie dafür, dass die Botschaften konsistent und zielgerichtet übermittelt werden, was die Transparenz und das Vertrauen in den gesamten Prozess stärkt. Durch ihre Expertise kann die Kommunikationsabteilung auch dabei helfen, kritische Kommunikationsmomente zu identifizieren und rechtzeitig zu reagieren, um eine reibungslose Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit externen Stakeholdern sicherzustellen.
Lass dich bei der Planung der Kommunikationsstrategie von der dafür zuständigen Stelle in deiner Institution unterstützen.
Benötigte Vorarbeit
- Du hast dein Prozessmodell in Kapitel 2 durch Data Governance-Lösungen ergänzt.
- Du hast alle beteiligten Akteure und deren Aufgaben in dein Prozessmodell eingebunden.
- Du hast weitere betroffene Akteure in Kapitel 1 - Bilde alle Akteure ab! identifiziert.
- Du hast deinen Akteuren Data Governande-Rollen zugeordnet.
- Du hast begonnen, mit dem neuen Prozessmodell zu arbeiten.
Material
Factsheet für deine Maßnahme
Word Datei:
PDF Datei: Kann in Adobe Programmen oder sonstigen PDF Readers bearbeitet werden.
Vereinfachtes Prozessmodell für Kommunikationsstrategie
Arbeitsschritte
1. Informationen bündeln
Überprüfe anhand deines Prozessmodells, ob dieselbe Information an verschiedene Akteure separat weitergegeben wird. Falls dies der Fall ist, analysiere, ob es effizientere Alternativen gibt, um den Kommunikationsaufwand zu reduzieren und die Informationsverteilung zu optimieren.
Mögliche Lösungen könnten zentrale Kommunikationsmittel sein, wie:
- Mailing-Listen, um relevante Updates gebündelt an eine definierte Gruppe zu senden.
- Newsletter, die regelmäßig über aktuelle Entwicklungen informieren.
- Ein gemeinsames Informationsportal, auf dem alle Beteiligten jederzeit auf wichtige Inhalte zugreifen können.
Stelle sicher, dass du alle relevanten Akteure, die du bereits identifiziert hast, über die dir zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle erreichen kannst.
In der Regel gibt es eigene Stellen, die für Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit zuständig sind, Wende dich zur Unterstützung an sie.
2. Prozessübergreifende Kommunikation etablieren
Identifiziere im Prozessmodell Schlüsselmomente, an denen gezielte Kommunikation besonders wichtig ist. Üblicherweise befinden sich solche Stellen zum Beispiel an Übergängen zwischen verschiedenen Umsetzungsphasen oder bei wichtigen Meilensteinen im Projekt. Diese Momente sind entscheidend, da sie für einige der betroffenen Akteure häufig besonders relevant sind.
Untersuche dann, welche Kommunikationsformate und -plattformen sich am besten eignen, um die relevanten Informationen klar, verständlich und gezielt zu vermitteln. Wichtig ist auch, dass du die Kommunikation an die jeweilige Zielgruppe anpasst. Nicht alle Akteure benötigen die gleiche Art der Information oder die gleiche Detailtiefe. Achte darauf, die Informationen so zu vermitteln, dass sie für die jeweilige Zielgruppe verständlich und relevant sind, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen und ihren Teil im Prozess effektiv umsetzen können.
Gemeinsame Kommunikationsstandards können dazu beitragen, Transparenz und Vertrauen zu steigern und die Kommunikationsprozesse langfristig im gesamten Team oder Projekt zu verankern. Um einen Kommunikationsstandard zu etablieren, kann es hilfreich sein, ein Beteiligungsformat zu wählen, bei dem Akteure oder ihre Vertreter:innen aktiv an der Entwicklung der Kommunikationsstrategie mitarbeiten. Ein solcher Ansatz könnte sich zum Beispiel an Methoden aus dem User Centered Design orientieren, bei denen die Bedürfnisse und Perspektiven der Beteiligten im Mittelpunkt stehen.
Gemeinsame Kommunikationsstandards können dazu beitragen, Transparenz und Vertrauen zu steigern und die Kommunikationsprozesse langfristig im gesamten Team oder Projekt zu verankern.
3. Dein Prozessmodell zur Verfügung stellen
Dein Prozessmodell ist ein wichtiges Kommunikationswerkzeug, das allen Beteiligten und Betroffenen dabei hilft, den Verlauf der Maßnahme und die einzelnen Handlungsschritte nachzuvollziehen. Es sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Es ist besonders empfehlenswert, das Prozessmodell digital zu veröffentlichen. Dadurch kannst du jederzeit den aktuellen Stand der Umsetzung markieren und für alle sichtbar machen, welche Schritte bereits abgeschlossen sind und welche noch bevorstehen. So behalten alle Beteiligten den Überblick und wissen, was als Nächstes ansteht.
Wir haben dir eine vereinfachte Vorlage des Prozessmodells zur Verfügung gestellt. In dieser Vorlage kannst du die wichtigsten Meilensteine und Schritte eintragen, um den Fortschritt zu dokumentieren. Nachdem du die Vorlage ausgefüllt hast, kannst du sie problemlos veröffentlichen, sodass alle Beteiligten jederzeit auf den neuesten Stand zugreifen können.
Es ist besonders empfehlenswert, das Prozessmodell auch digital zu veröffentlichen.
Ergebnis
In diesem Modul hast du verschiedene Kommunikationsmomente im Prozess erkannt, also spezifische Zeitpunkte oder Phasen, in denen Kommunikation besonders wichtig ist. Du hast auch darüber nachgedacht, welche Kommunikationsmittel und -formate sich am besten eignen, um deine Inhalte klar und effektiv zu teilen. Dabei hast du überprüft, welche Kanäle und Methoden für die jeweiligen Situationen und Zielgruppen am besten funktionieren.
